Cambiar nuestra forma de trabajar pasando de tareas a procesos, significará optimizar los recursos pues ponemos orden y coordinamos acciones

 

 

¿Qué podemos hacer para mejorar la productividad en la empresa? ¿Podemos ser más eficientes en la gestión que realizamos? Para llevar a cabo estas mejoras e incrementar nuestros resultados, tenemos que hacerlo de forma diferente, sino poco o nada va a cambiar.

Debemos de empezar a pensar en gestionar la empresa como la suma de procesos y no percibirla como personas que hacen tareas, y que la suma de estas da un resultado. Si seguimos planteando la gestión de esta forma nos costará identificar ineficiencias y aprender a mejorar nuestros modelos. Es un proceso difícil, sí no se supera la barrera del cambio, pero es necesario.

Aunque muchos podéis estar pensando en procesos como algo relacionado con la Calidad y su certificación, es un concepto más relacionado con eficacia, eficiencia y sobre todo productividad. Es un modelo que no busca sólo mejorar la calidad sino hacer más productiva cualquier función dentro de la empresa. Además, y uno de sus pilares principales, es que se trata de un modelo que nos da respuestas a qué (cual es la acción a realizar), quién (rol responsable), cómo (acciones a llevar a cabo) y cuándo (tiempo de la acción) se debe llevar a cabo cada de las acciones o tareas que intervendrán.

Para buscar una solución como en todo proyecto de mejora se requiere:

  1. Analizar el punto de partida y establecer nuestros objetivos claros. Debemos, por tanto poner por delante la satisfacción de nuestro cliente y qué es lo que valorará más. En nuestro caso, el empleado valorará muy positivamente que no “le mareemos dando vueltas de uno a otro” para llevar a cabo unas acciones que tendrían que estar bien organizadas; también valorará que no existan errores (que estos solían aparecer al cabo de un tiempo – la primera nómina, a la firma del contrato, al ir a su puesto,…). Todo lo que aportemos para generar esa satisfacción o confianza del nuevo empleado, redundará en un buen nivel de motivación que aplicará directamente al puesto. Este punto requiere un análisis en profundidad, dónde veamos cómo estamos haciendo las cosas y dónde están fallando (identificar ineficiencias en gestión).
  2. Predisposición al cambio. Concienciar a todos los implicados que el cambio supone una mejora en su trabajo y ello puede repercutir en un menor nivel de estrés, mayor reconocimiento por parte de la organización, etc. Al mismo tiempo, debemos hacer participar a todos los implicados en el proceso de cambio y definición del modelo, pues así lo harán propio, además, de que son ellos quienes son expertos en la gestión encomendada. Este proceso debe complementarse con potenciar el trabajo en equipo, porque en definitiva, trabajar por procesos es trabajar en equipo.
  3. Elaborar un Mapa del Proceso. En este apartado lo que vamos a conseguir es responder a las preguntas ¿Qué?¿Quién?¿Cómo?¿Cuándo? que antes planteábamos. Debemos determinar los responsables de cada acción, establecer que acción van a realizar, cómo la van a llevar a cabo, y cuándo la realizarán. A veces hay acciones que no dependen de un único individuo, por lo que hay que determinar el grado de responsabilidad de cada uno. En otras ocasiones, el problema radica en el flujo que debe realizarse. Por ejemplo, pensemos en el tema de la tarjeta de identificación que antes describíamos, esta se realizará cuándo el responsable de dar de alta en el sistema de nómina lo haya realizado, debiendo avisar a quien se encarga de la tarjeta para que quede con el nuevo empleado, le haga la fotografía, lo dé de alta en su sistema (sino se alimenta del de nómina o ERP existente), active la tarjeta y la entregue al nuevo empleado para que la pueda usar. Por tanto, elaborar el Mapa de Proceso es esencial para el buen funcionamiento y fluidez del sistema. Además, debemos ponerlo a prueba, es decir, simularlo para identificar si hay tareas repetitivas o innecesarias, con lo que depuramos el proceso para que sea lo más eficiente posible.
  4. Informar a todos los implicados. No vale sólo con crear el mapa, sino que debemos al mismo tiempo, informar a todos los implicados para que no sólo sepan lo que tienen que hacer ellos, sino identifiquen como intervienen en un proceso más amplio. En el ejemplo el proceso es “Incorporar a un nuevo empleado”, lo que significa que hay muchos implicado en ello. No lo debemos ver como una tarea inconexa de cada uno, sino que el fin principal es el objetivo establecido que en este caso podría ser “Disponer de empleados en el puesto de trabajo en el tiempo necesario y con los recursos puestos a su disposición de forma correcta”.
  5. Automatizar el proceso. No se trata de tener más ERPs ni salir corriendo a buscar la mejor aplicación en gestión del mercado. Se trata de ver cómo lo hacemos y entonces seleccionar la solución que requerirá ajustes (no más del 80% porque seguro que en el mercado ya hay alguien que se ha encontrado con nuestro mismo problema) para que no sea nuestro proceso el que se adecue a la aplicación sino a la inversa. En este ámbito lo que mejor se ajusta son soluciones BPM (Business Process Management) que se posicionan por encima de nuestras soluciones existentes (ERP y aplicaciones específicas) para automatizar los flujos de trabajo. Con estos sistemas evitamos por ejemplo llevar un control de quién y cuándo deben autorizar, pues el sistema lanza a cada implicado la acción que debe realizar, enviando avisos y controlando su ejecución. También, evitamos errores por olvido de algún paso, pues el sistema se encargará de lanzar todos los items de forma ordenada (primero a después b y por último c), asegurando el cumplimiento de los pasos a seguir. Es poner orden en la gestión que se realiza y tener un sistema de control para saber cuándo y cómo se está realizando.
  6. Y por supuesto, volver a validarlo. Estamos en un modelo que se basará en la mejora continua del sistema. No vale hacerlo una vez y ya está. Debemos ir ajustando el sistema para sacarle el máximo partido. Debemos aprender de forma continua, y sobre todo, debemos aceptar que todos los implicados, tanto los responsables de cada acción como el propio cliente, debe aportar nuevas soluciones. Porque las organizaciones son entes vivos, y lo que hoy funciona quizás mañana nos está suponiendo unos costes de gestión ineficientes.

CONCLUSIONES

En definitiva, cambiar nuestra forma de trabajar pasando de tareas a procesos, significará optimizar los recursos pues ponemos orden y coordinamos acciones, y al mismo tiempo, buscamos la máxima satisfacción y el resultado tangible de cualquier proceso. Identificaremos ineficiencias, redundancias, cuellos de botella en la gestión, y por tanto, conseguiremos mayor productividad de nuestros sistemas. Y sí además los automatizamos, reduciremos los costes de gestión y conseguiremos en muchas ocasiones, que las personas responsables dediquen más tiempo a acciones que añaden valor a la empresa en vez de tareas burocratizadas.

por desarrolloenmanagement.com

Extracto parcial de artículo publicado en:  http://desarrolloenmanagement.com/2012/02/23/gestionar-procesos-en-lugar-de-tareas-para-optimizar-recursos/