Si bien durante nuestra gestión continuamente estamos delegando tareas ¿lo hacemos correctamente? ¿llevamos a cabo todos los pasos para una delegación efectiva?

A continuación presentamos un resumen de pasos para una delegación exitosa según el Harvard Business Press.

 

Pasos para comunicar una tarea delegada:

 

1)      Organice una reunión cara a cara con la persona a quién le delega la tarea:

 

Un componente clave en el proceso de delegación es la interacción entre usted y el empleado en el momento en que se realiza la delegación. Esto debe concretarse personalmente.

Siempre es aconsejable realizar un seguimiento de la reunión con un memo sobre los temas clave de la discusión. Esto lo puede hacer usted mismo o el empleado.

 

2)      Describa claramente la tarea, proyecto o función:

 

Defina el propósito de la tarea y explique cómo encaja con las metas del departamento/organización.

Revise el alcance de las responsabilidades del empleado.

Identifique a las otras personas que estarán involucradas, en caso de que sea necesario, y describa cuáles serán sus roles.

Discuta sobre plazos razonables para la tarea.

Entregue cualquier información relevante que necesite el empleado para comenzar la tarea.

 

3)      Establezca y acuerde estándares de desempeño, indicadores de éxito y niveles de responsabilidad:

 

Estipule claramente los niveles esperados de calidad, tiempo y costos.

Establezca claramente la responsabilidad del empleado respecto del cumplimiento de los estándares esperados.

 

4)      Defina los recursos y apoyos disponibles:

 

Identifique los materiales y recursos físicos necesarios para completar la tarea y confirme su disponibilidad.

Si es necesario, designe a empleados adicionales para ayudar a cumplir las metas estipuladas.

Pregúntele al empleado qué apoyo considera que podría requerir de su parte durante el desarrollo de la tarea.

 

5)      Identifique necesidades de capacitación o coaching específico, y describa cómo se realizará:

 

Si la tarea requiere que el empleado desarrolle nuevas habilidades, acuerde un plan apropiado de capacitación.

Converse sobre la necesidad de coaching y establezca un programa que sea conveniente para ambos.

Acuerde una fecha para evaluar el progreso y la posible necesidad de capacitación o coaching adicional.

 

6)      Defina claramente el nivel de autoridad que se delega:

 

Asegúrese de definir claramente el nivel de autoridad que delega en la persona, y de que ésta se adecua a las necesidades de la tarea. De acuerdo con las capacidades del empleado y la confianza que tiene en él, puede permitirle realizar una de las siguientes alternativas:

Tomar e implementar decisiones sin consultar previamente con usted.

Tomar las decisiones y avisarla antes de implementarlas.

Realizar recomendaciones para las decisiones, las que usted debe aprobar.

Brindarle varias alternativas que le permitan tomar una decisión final.

Brindarle la información relevante que le permitirá desarrollar alternativas y después tomar una decisión sobre la base de información que también entreguen otros empleados.

Tome la iniciativa y comunique la autoridad que ha delegado a otros empleados que pueden estar involucrados. Cuando determine el nivel de autoridad que delegará, tomen en consideración su confianza en las habilidades del empleado y la complejidad de la tarea o proyecto.

 

7)      Acuerde los parámetros para el monitoreo y feedback:

Establezca un sistema para informar regularmente sobre su progreso, por ejemplo, informes mensuales, o reuniones semanales o mensuales.

Acuerde sobre los parámetros para entregar feedback cuando sea necesario. Su feedback parecerá más pertinente si usted y su empleado llegan antes a un acuerdo respecto de cómo y cuándo debe entregarlo.

Establezca cómo y en qué momento intervendrá si las metas de la tarea, proyecto o función están en riesgo o si surgen problemas mayores.